Bedrijfssoftware: bouwen of kopen?

Vroeg of laat loopt elke groeiende onderneming tegen hetzelfde aan: de spreadsheets kraken, informatie staat op vier plekken tegelijk en niemand weet zeker welke versie klopt. Dan komt de vraag: nemen we een standaardpakket, of laten we iets op maat bouwen?

Er is geen antwoord dat voor iedereen geldt. Wel een manier om de afweging eerlijk te maken.

Wat standaardsoftware sterk maakt

Een bestaand pakket is bijna altijd sneller en goedkoper om mee te starten. U betaalt een maandbedrag per gebruiker, u kunt vaak binnen een dag aan de slag, en de leverancier zorgt voor updates, beveiliging en support. Bij twijfel is dit dan ook het verstandige startpunt.

Standaardsoftware is de juiste keuze wanneer uw proces in grote lijnen lijkt op dat van anderen: boekhouding, e-mailmarketing, urenregistratie, een eenvoudige CRM. Voor dat soort werk is het zonde om zelf iets te laten bouwen.

Waar standaardsoftware gaat knellen

De problemen ontstaan zelden meteen. Ze sluipen erin.

• Uw proces moet zich voegen. U past uw manier van werken aan de software aan, in plaats van andersom. Soms is dat gezond; soms verliest u er juist uw onderscheidend vermogen mee.
• U betaalt voor veel dat u niet gebruikt. Pakketten groeien met functies voor de gemiddelde klant, en dat bent u meestal niet.
• De stapel groeit. Eén pakket voor klanten, één voor offertes, één voor planning, één voor facturen. Elk met een eigen abonnement, een eigen login en een eigen versie van de waarheid.
• Dubbel invoerwerk. Gegevens die niet doorstromen, worden met de hand overgetypt. Dat kost tijd en levert fouten op.
• De kosten per gebruiker lopen op. Wat bij vijf medewerkers goedkoop was, is bij dertig een serieuze post.

Wanneer maatwerk zich terugbetaalt

Bedrijfssoftware op maat is te overwegen wanneer:

• uw werkwijze een wezenlijk onderdeel is van waarom klanten voor u kiezen;
• u structureel gegevens overtypt tussen systemen;
• u met vier of meer pakketten werkt die elkaar niet kennen;
• de abonnementskosten hard meegroeien met uw personeelsbestand;
• u koppelingen nodig heeft die standaardpakketten simpelweg niet bieden;
• u een klantportaal wilt dat aansluit op uw eigen processen.

Een rekenvoorbeeld over vijf jaar

Neem een onderneming met vijftien medewerkers en vier pakketten, samen € 600 per maand. Over vijf jaar is dat € 36.000, exclusief de prijsverhogingen die vrijwel zeker komen, en exclusief de uren die opgaan aan dubbel invoerwerk.

Maatwerk vraagt een investering vooraf, bij ons vanaf € 1.995 voor een afgebakende oplossing en oplopend naarmate er meer processen in komen. Daar komen hosting en onderhoud bij, maar geen prijs per gebruiker: groeit uw team, dan groeien uw softwarekosten niet evenredig mee.

Ergens kruisen die twee lijnen elkaar. Waar precies, hangt af van uw omvang en groeiplannen. Die berekening is het waard om één keer serieus te maken in plaats van op gevoel te beslissen.

De derde weg: beginnen bij het knelpunt

De meest gemaakte fout is denken dat het alles of niets is: dat u óf standaardpakketten gebruikt, óf in één keer alles laat bouwen.

In de praktijk werkt het beter om te beginnen bij de plek waar het het meest schuurt. Vaak is dat de route van aanvraag naar offerte naar project: precies daar gaat informatie verloren en wordt het meest overgetypt. Los dat op, laat het draaien, en breid daarna uit. Uw boekhouding kan intussen prima in een standaardpakket blijven, met een koppeling ertussen.

Zo houdt u de investering behapbaar en ziet u snel of het werkt.

De vragen die de keuze maken

1. Waar gaat er in uw proces het vaakst iets mis of verloren?
2. Hoeveel uur per week gaat op aan overtypen tussen systemen?
3. Wat betaalt u nu in totaal per maand aan software, en wat wordt dat bij dertig medewerkers?
4. Welk deel van uw werkwijze is werkelijk onderscheidend, en welk deel is standaard?
5. Wat gebeurt er als uw huidige leverancier de prijs verdubbelt of stopt?

Beantwoordt u vraag 1 en 2 met "eigenlijk best veel", dan is het de moeite waard om maatwerk serieus door te rekenen.

Ons uitgangspunt

Wij bouwen niet wat al bestaat. Als een standaardpakket uw probleem prima oplost, zeggen we dat gewoon. Maatwerk adviseren we wanneer het aantoonbaar iets oplevert: minder handwerk, meer overzicht, of iets dat u met een pakket simpelweg niet voor elkaar krijgt.

Lees meer over onze bedrijfssoftware en maatwerksoftware, of vraag de gratis prijsgids aan voor een beeld van de investering.